Jak przeprowadzić zespół przez wdrożenie AI

AI staje się powszechnie dostępna, więc sama technologia nie daje już przewagi konkurencyjnej. O przewadze decyduje dziś to, jak skutecznie liderzy pomagają ludziom wykorzystywać AI do tworzenia wartości dla firmy.

Mimo to wiele organizacji wciąż nie potrafi przełożyć inwestycji w AI na mierzalne wyniki biznesowe. Niedawne badanie MIT wykazało, że 95% pilotaży generatywnej AI nie przynosi mierzalnych efektów finansowych. Źródłem tych porażek nie są niedoskonałości technologii.

To, czy firma naprawdę zacznie korzystać z AI, jest przede wszystkim kwestią przywództwa i ludzi. Organizacje zyskują więcej, gdy liderzy aktywnie pomagają zespołom przestawić się na nowe sposoby pracy, zamiast zakładać, że samo uruchomienie narzędzi sprawi, że ludzie zaczną z nich korzystać.

Menedżerowie odgrywają kluczową rolę w zamykaniu tej luki: pomagają swoim ludziom włączać AI w dotychczasowe procesy pracy i zamieniać nowe możliwości w mierzalne wyniki biznesowe. Badania FranklinCovey pokazują, że 80% pracowników potrafi jasno wyjaśnić, jak AI zwiększa ich efektywność lub wydajność. Czy ten potencjał zostanie wykorzystany, zależy od liderów, którzy pomagają zespołom konsekwentnie stosować AI w codziennej pracy, od której zależą wyniki firmy.

Skuteczna strategia wdrażania AI nabiera realnego kształtu w codziennych decyzjach liderów – to one wpływają na to, jak zespoły przyjmują AI i stosują ją w swojej pracy. Przyjrzyjmy się, na czym polegają te decyzje i jak wprowadzać je w życie.

Najważniejsze wnioski:

• Wdrożenie AI kończy się sukcesem, gdy zespoły zaczynają korzystać z nowej technologii i dzięki niej podnoszą jakość swojej pracy oraz wyniki biznesowe.
• Skuteczne wdrożenie zaczyna się od problemu biznesowego, który warto rozwiązać – jeszcze zanim wybierzesz jakiekolwiek narzędzie AI.
• Liderzy odgrywają centralną rolę: zapewniają jasność oraz pomagają zespołom budować pewność siebie, konsekwencję, kompetencje i zdolność adaptacji.
• Sukces wdrożenia AI widać w wynikach biznesowych i w tym, że ludzie trwale korzystają z AI, a nie w samym uruchomieniu narzędzi.

Czym jest wdrażanie AI?

Wdrażanie AI to proces włączania AI w codzienną pracę po to, by poprawić wyniki biznesowe.

Transformacja AI zmienia strategię i kulturę całej organizacji. Wdrażanie skupia się natomiast na tym, by tę strategię przełożyć na praktykę – na procesy pracy i zachowania zespołu.

Odpowiedzialne wdrażanie AI łączy niezawodną technologię i jasne zasady nadzoru z praktykami, dzięki którym cała organizacja konsekwentnie korzysta z AI.

Pokazuje też wagę ludzkiego elementu tej zmiany: liderzy muszą ograniczać niepewność i wyposażać ludzi w umiejętności, dzięki którym wykorzystają AI i wypełnią luki, których sama technologia nie wypełni.

Rola lidera we wdrażaniu AI

Gdy połączysz to, co może wnieść AI, z tym, co wyjątkowo ludzkie, powstaje inteligencja hybrydowa – partnerstwo, dzięki któremu lepiej myślimy, podejmujemy lepsze decyzje i tworzymy więcej, niż każda ze stron osiągnęłaby w pojedynkę.

— Kory Kogon, wiceprezes ds. rozwoju treści, FranklinCovey

Skuteczne wdrożenie AI zależy od szeregu praktycznych zachowań, które pomagają zespołom włączyć AI w swoją pracę. Każda organizacja idzie własną drogą, ale opisane niżej podstawowe kroki warto zastosować wszędzie, gdzie wdrożenie AI ma się udać.

Połącz AI z priorytetami biznesowymi

Liderzy tworzą największą wartość, gdy kierują AI na najważniejszą pracę. Wtedy wysiłek wzmacnia wyniki biznesowe, zamiast rozpraszać się na różne narzędzia czy zadania. Skupienie wdrożenia AI na niewielkiej liczbie Celów Kluczowych^® (WIG) daje zespołom jasną podstawę do decydowania, gdzie AI może przynieść najwięcej. Gdy każde zastosowanie AI wspiera konkretny priorytet biznesowy, zespoły koncentrują się na rezultatach, zamiast eksperymentować dla samego eksperymentowania albo gubić się w mnogości możliwych zastosowań.

Przygotuj się na wdrożenie AI na szeroką skalę

Upowszechnienie AI w firmie wymaga liderów i zespołów, które są na to gotowe. Zintegrowane narzędzia i dane dobrej jakości tworzą fundament techniczny, ale wdrożenie zwalnia, gdy w zespołach brakuje ludzkich warunków, które muszą stworzyć liderzy:

• Kompetencje decydują o tym, jak szeroko można wdrożyć AI, bo postęp jest tylko tak szybki, jak szybko ludzie uczą się skutecznie z niej korzystać. Liderzy zamykają tę lukę dzięki szkoleniom i praktycznym ćwiczeniom, tak by zespoły stosowały AI z rozwagą, a nie tylko powierzchownie.
• Pewność siebie często nie nadąża za kompetencjami. Nawet gdy ludzie wiedzą, jak korzystać z narzędzia, wahanie spowalnia zmianę, dopóki liderzy nie zrobią miejsca na próby i błędy – zachęcając do eksperymentowania i jednocześnie podkreślając, że ostateczną decyzję nadal podejmuje człowiek.
• Jasność eliminuje zgadywanie, które spowalnia zmianę. Zespoły konsekwentniej stosują AI, gdy dokładnie rozumieją, gdzie pasuje ona do ich pracy i jak wygląda odpowiedzialne, skuteczne korzystanie z niej.

Włącz AI w istniejące procesy pracy

Skuteczne wdrożenie często wymaga przeprojektowania istniejących procesów, tak by AI stała się częścią normalnej pracy, a nie dodatkowym krokiem doklejonym do niezmienionego procesu.

Wdrożenie AI tworzy wartość, gdy usprawnia pracę, którą ludzie już wykonują, a nie dokłada kolejny proces do obsługi.

Gdy AI przejmuje rutynowe zadania, liderzy powinni świadomie określić, gdzie o pracy nadal decydują ludzki osąd, kreatywność i relacje. Dzięki temu współpraca AI i człowieka wzmacnia rolę ludzi, zamiast ją umniejszać. Nowe dane FranklinCovey pokazują, że tylko 35% pracowników bez funkcji kierowniczych twierdzi, że w ostatnim miesiącu otrzymało przydatne szkolenie ze skutecznego korzystania z AI. Szkolenia, które wykraczają poza techniczne wskazówki, dają zespołom wspólne rozumienie potrzebne, by konsekwentnie dokonywać tego rozróżnienia.

Liderzy muszą określić, gdzie AI mieści się w istniejących procesach, gdzie ludzki osąd pozostaje niezbędny i jak praca przechodzi między AI a ludźmi. Jasne role, obowiązki i odpowiedzialność za decyzje pomagają zespołom korzystać z AI konsekwentnie i odpowiedzialnie, zwłaszcza gdy zadanie kilka razy przechodzi tam i z powrotem między człowiekiem a narzędziem.

Dowiedz się, jak liderzy HR i działów technologicznych współpracują, by uzyskać zwrot z inwestycji w AI – pobierz nasz przewodnik Built for Breakthrough: How HR and IT Scale AI Together.

6 praktyk przywódczych, które pomagają skutecznie wdrożyć AI

Technologia i procesy przygotowują grunt, ale o sile strategii wdrażania AI ostatecznie decyduje to, jak menedżerowie na co dzień prowadzą swoje zespoły. Badania FranklinCovey wykazały, że 80% pracowników bez funkcji kierowniczych opisuje podejście swojego przełożonego do przewodzenia w obszarze AI jako zdystansowane. W efekcie to, czy zespół zacznie korzystać z AI, w dużej mierze zależy od przypadku.

Liderzy podejmują dziesiątki decyzji, które wpływają na to, jak AI trafia do codziennej pracy. Opisane niżej sześć praktyk przywódczych pomaga zespołom konsekwentniej stosować AI i zamieniać wdrożenie w mierzalne wyniki biznesowe.

1. Wyjaśniaj oczekiwania

Ludzie chętniej korzystają z AI – i robią to lepiej – gdy rozumieją, gdzie pasuje ona do ich pracy i jak wygląda jej dobre wykorzystanie. Liderzy mogą łączyć cel z wynikami, określając, kiedy korzystać z AI, jakie obowiązują standardy jakości i gdzie nadal potrzebna jest weryfikacja przez człowieka.

2. Rozmawiaj regularnie

Regularne spotkania 1 na 1 pomagają liderom wychwycić trudności z wdrożeniem, zanim spowolnią postępy. W takich rozmowach wychodzą na jaw problemy w procesach pracy i można doprecyzować oczekiwania, tak by zespół skutecznie korzystał z AI.

W miarę postępów wdrożenia menedżerowie mogą wykorzystywać te rozmowy, by wskazywać możliwe usprawnienia i dostosowywać sposób, w jaki AI wspiera pracę zespołu. Przekroczony termin albo niespójny wynik to często pierwszy sygnał, że proces pracy trzeba przemyśleć na nowo.

3. Organizuj pracę wokół wyników

AI daje więcej, gdy praca jest zorganizowana wokół rezultatów biznesowych, a nie poszczególnych narzędzi. Wybitni liderzy pomagają zespołom włączać AI w istniejące procesy tak, by poprawiała jakość, efektywność lub podejmowanie decyzji (albo wszystkie trzy naraz).

Powiązanie wdrożenia z widoczną tablicą wyników, która pokazuje mierzalne rezultaty, pomaga zespołom nie traktować AI jak osobnej inicjatywy, która konkuruje o ich uwagę.

4. Zadbaj o częstą informację zwrotną

Wdrożenie AI dojrzewa dzięki ciągłemu uczeniu się. Częsta informacja zwrotna pozwala liderom być na bieżąco i ulepszać sposób, w jaki AI wspiera pracę zespołu.

Stała informacja zwrotna pomaga też zespołom zauważyć, kiedy procesy wymagają korekty, bo możliwości AI i potrzeby biznesowe wciąż się zmieniają. Menedżerowie, którzy traktują informację zwrotną jako paliwo, widzą w początkowych trudnościach cenną wskazówkę, a nie powód, by porzucić nowy sposób pracy.

5. Prowadź zespół przez ciągłą zmianę

Możemy przejść do prowadzenia ludzi przez zmianę dopiero wtedy, gdy sami, jako ludzie, nauczymy się radzić sobie ze zmianą.

— Kory Kogon

Wdrażanie AI to proces ciągły, bo procesy pracy, obowiązki i technologia nieustannie się zmieniają. Wybitni liderzy pomagają zespołom radzić sobie z tymi zmianami i niepewnością, a jednocześnie utrzymywać stabilny poziom wyników.

Liderzy, którzy traktują wdrażanie AI jako okazję do rozwoju i nauki, zostawiają miejsce na doskonalenie procesów i korzystanie z nowych możliwości, gdy tylko się pojawią. Nie uznają pierwszego uruchomienia narzędzi za metę.

6. Chroń czas na wdrożenie

Skuteczne wdrożenie AI wymaga czasu na naukę, praktykę i dopracowanie nowych sposobów pracy. Liderzy, którzy świadomie chronią czas i energię swojego zespołu, by ludzie mogli się uczyć i eksperymentować, dają im przestrzeń do zbudowania trwałych nawyków korzystania z AI. Nie oczekują, że pracownicy zmieszczą nowe narzędzia w i tak pełnym grafiku.

Jak mierzyć efekty wdrożenia AI

Łatwo pomylić wdrożenie z postępem, gdy mierzy się je liczbą licencji i zakończonych pilotaży. Te wskaźniki pokazują jednak aktywność, a nie wyniki.

Liderzy potrzebują lepszych wskaźników, by sprawdzić, czy AI rzeczywiście zmienia pracę – na przykład tego, na ile AI jest używana w często wykonywanych procesach, albo mierzalnego czasu zaoszczędzonego na zadaniach, które miała usprawnić. Narzędzie, które zainstalowano, ale rzadko się z niego korzysta, w rzeczywistości nie zostało wdrożone, niezależnie od tego, jak raportowano jego uruchomienie.

Proaktywni liderzy powinni też śledzić kompetencje pracowników i wpływ na klientów, by odpowiedzieć na pytanie: Czy AI poprawia działanie firmy, czy tylko zmienia sposób wykonywania zadania? Zadawanie tych pytań i dopracowywanie wskaźników pomaga liderom ocenić, kiedy modele trzeba monitorować lub utrzymywać, by z czasem nie traciły trafności, a kiedy proces pracy trzeba przeprojektować, zamiast go łatać.

Wdrażanie AI w całej organizacji

W miarę jak AI przyspiesza, wygrywać niekoniecznie będą organizacje z najlepszą technologią, lecz te z najlepszym przywództwem. Wdrożenie AI się udaje, gdy organizacja inwestuje w ludzi równie świadomie jak w technologię i strategię. Trwała wartość nie bierze się z samego udostępnienia nowych narzędzi, lecz z pomagania pracownikom, by pewnie włączali AI w codzienną pracę.

Wszystko zależy tu od wybitnych liderów, którzy pomagają zespołom budować procesy pracy łączące AI z ludzkim osądem, kreatywnością i współpracą – czyli z tym, od czego zależą wyniki firmy. Te codzienne decyzje przywódcze przesądzają o tym, czy AI stanie się trwałą kompetencją organizacji, czy krótkotrwałą inicjatywą, która nie zwróci poniesionych nakładów.

Wyjdź z podejściem do AI poza samo wdrożenie narzędzi i razem z FranklinCovey wyposaż swoich liderów w umiejętności potrzebne, by przekuć inwestycje w AI w trwałe wyniki biznesowe.